1. INTRODUCTION

This Personal Data Protection Policy (“this Policy”) sets out CIB Net Station Sdn. Bhd. personal data protection practices with respect to the personal data of individuals who deal with CIB Net Station Sdn. Bhd. This Policy has been established in accordance with the Malaysian Personal Data Protection Act (“ACT”)

This Policy is applicable to all our existing and/or potential customers, suppliers, and employees. By providing your Personal Data to us, you are consenting to the collection, use, access, transfer, storage and processing of your Personal Data as described in this Policy. If you do not consent to the collection and/or processing by CIB Net Station Sdn. Bhd. of your Personal Data for purposes we deem appropriate, we may not be able to provide our services that you require or to consider you for employment opportunities or appoint you as our supplier of services or goods. If you do not consent to our use of your Personal Data, please contact our PDPA Compliance Officer whose details are documented in Section 10 of this Policy.

  1. COLLECTION OF PERSONAL DATA

Personal Data is any information that relates directly and indirectly to you. This includes any information that can be used to distinguish, identify or contact you. For the avoidance of doubt, please note that this Policy is applicable to you only if you are an individual. Personal Data may include but is not limited to the following:

  • Personal details such as name, identity card or passport number, gender, race, religion, education, nationality, date of birth or age, marital status, occupation, photo, banking account details etc;
  • Contact details such as address, telephone number, mobile number, facsimile number, email address etc;
  • Other information that are, have been or may be collected by CIB Development Sdn. Bhd. or which you provide to us, from time to time, in connection with any service, transaction, survey, questionnaire or communications with or provided by CIB Net Station Sdn. Bhd. and
  • Personal Data from credit reporting agencies, government agencies, credit bureau reports etc.

 

  1. COLLECTION AND PROCESSING OF PERSONAL DATA

CIB Net Station Sdn. Bhd. collects your Personal Data directly or indirectly in the following ways for the following purposes:

  1. From Existing and/or Potential Clients/Customers

In order for us to provide our services effectively and efficiently, CIB Net Station Sdn. Bhd. will collect and further process Personal Data, where required, in connection to the delivery of our service, including but not limited to the following:

  • To process your request for proposal, understand your needs and offering services to meet these needs;
  • To communicate with you in relation to our services;
  • To respond to enquiries from clients/customers;
  • For administration purposes including billings, payment and debt collection;
  • For insurance purposes;
  • To apply for relevant travel visas in the event of travel overseas;
  • To protect our rights or property and that of our users and, where appropriate, to comply with legal and regulatory requirements;
  • For risk management purposes;
  • For internal investigations, audit or security purposes;
  • To maintain records as required and permitted to be collected by law, professional standards, security, claims or other legal purposes;
  • For such other purposes as permitted by applicable law or with your consent ; and
  • For all other purposes incidental and associated with any of the above.

 

  1. From Existing and/or Potential Vendor, Supplier and Service Providers

Personal Data is collected and further processed by CIB Net Station Sdn. Bhd. for the assessing, selection, administration, etc of vendor, supplier and service providers, and to operate our premises in a manner which is physically safe, secure and befitting of health and safety requirements.

  1. From Existing and/or Potential Employees

Personal Data is collected and further processed by CIB Net Station Sdn. Bhd. for recruitment purposes and updating of employee information in the personal files whether required by the Employment Act 1955 or otherwise.

  1. From Third Parties

Personal Data may also be collected by us from third parties whom we deal with or are connected with our clients or employees and from such other sources where they have given your consent for the disclosure of Personal Data and/or where otherwise lawfully permitted.

  1. DISCLOSURE OF PERSONAL DATA

As part of our service to our clients, we may be required or need to disclose your Personal Data to third parties such as:

  • Our clients who appoint us to carry out our services or on our behalf (such as auditors, lawyers, company secretary, consultants, contractors, professional advisors, etc) which involves your Personal Data;
  • Law enforcement agencies, regulatory or other government agencies or to other third parties to comply with legal or regulatory obligations or request by relevant governmental authorities, statutory authorities, local council and industry regulations (such as Securities Commission, Bursa Malaysia Securities Berhad, Companies Commission of Malaysia etc);
  • Companies and/or organisations that assist us in processing and/or otherwise fulfilling transactions and providing you or our clients with our services;
  • Other parties who may jointly provide services requested for purposes that are related to our purpose of collecting and using the Personal Data, subject at all times to any laws (including regulations, guidelines and/or by-laws) applicable to CIB Net Station Sdn. Bhd.; and
  • Personal Data may also be disclosed to other parties in respect of whom you have given your express or implied consent to such parties as may be required by law, court, regulator or legal process to disclose.

It may by necessary for CIB Net Station Sdn. Bhd. to transfer Personal Data outside of Malaysia if our clients or business associates involved in the provision of our services are located outside of Malaysia or if you are located outside of Malaysia and require our services, in order for us to perform our service. We shall take reasonable steps to ensure that and such transfers of Personal Data are adequately secure.

  1. RIGHTS TO ACCESS AND CORRECT PERSONAL INFORMATION

In accordance with the Act, individuals have rights to access and correct their Personal Data held by us, if they are pf the opinion that such Personal Data held by us is inaccurate, incomplete, misleading or not up-to-data. Accordingly, you may make a written request to CIB Net Station Sdn. Bhd. by contacting our PDPA Compliance Officer whose details are documented in Section 10 of this Policy.

Please provide us with proof of your identity, address and other sufficient information to enable us to identify you when submitting your request for accessing or correcting your Personal Data. On receipt of your written request, we may comply (subject to our receipt of a nominal fee allowed by the law) or refuse your request to access or rectify your Personal Data. If we refuse your request, we will notify you the reason for such refusal or charge a fee for processing your request for access or rectification permitted by law to help us defray administration cost.

  1. INTEGRITY OF PERSONAL DATA

CIB Net Station Sdn. Bhd. will take reasonable steps to make sure that Personal Data which we collect, use or disclose are accurate, complete, not misleading and up-to-data. We wish to encourage you to contact us in the event there is any change to the Personal Data you had furnished to us.

  1. CIB Net Station Sdn. Bhd. will take reasonable steps to protect the personal data it holds from loss misuse, modification, unauthorised or accidental access or disclosure, alternation or destruction.
  1. RETENTION OF PERSONAL DATA

The Personal Data collected will only be retained for as long as it is required for the purposes for which it was collected or as required by law.

  1. LANGUAGE

In the event of inconsistency between the Bahasa Malaysia and English language version of this Policy, the English language version of this Policy shall prevail.

  1. CONTACT

The contact details of our PDPA Compliance Officer are as follows:

(a)

Email

: pdpa@cib.com.my

(b)

Address

 

 

: C-06-01,02,03 & 3A,

  Level 6 Block C, Sky Park,

  Jalan USJ 25/1, One City,

  47650 Subang Jaya, Selangor

(c)

Telephone

: 03-5022 3018
  1. REVISION TO OUR POLICY

We may modify or amend this Policy from time to time at our discretion. The updated version shall apply and supersede any and all previous version. We will update the latest version on our website from time to time.

Our website (www.cibmall.net) has links to websites maintained by third parties. This Policy applies solely to Cibmall website and does not apply to any third party websites. CIB Net Station Sdn. Bhd. is not responsible for the privacy practices of such third party websites. We strongly recommend that you read their respective Personal Data Protection Policies applicable to them and their websites.

 

  1. PENGENALAN

Dasar Perlindungan Data Peribadi ini (“Dasar”) menetapkan amalan perlindungan data peribadi CIB Net Station Sdn. Bhd. berhubung dengan data peribadi individu yang berurusan dengan CIB Net Station Sdn. Bhd. Dasar ini diwujudkan selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi Malaysia (“Akta”).

Dasar ini terpakai kepada semua pelanggan sedia ada dan/atau bakal pelanggan, pembekal serta pekerja kami. Dengan memberikan Data Peribadi anda kepada kami, anda bersetuju terhadap pengumpulan, penggunaan, akses, pemindahan, penyimpanan dan pemprosesan Data Peribadi anda seperti yang dinyatakan dalam Dasar ini. Sekiranya anda tidak memberikan persetujuan terhadap pengumpulan dan/atau pemprosesan Data Peribadi anda oleh CIB Net Station Sdn. Bhd. bagi tujuan yang kami anggap sesuai, kami mungkin tidak dapat menyediakan perkhidmatan yang anda perlukan atau mempertimbangkan anda untuk peluang pekerjaan atau melantik anda sebagai pembekal perkhidmatan atau barangan kami. Sekiranya anda tidak bersetuju dengan penggunaan Data Peribadi anda oleh kami, sila hubungi Pegawai Pematuhan PDPA kami yang butirannya dinyatakan dalam Seksyen 10 Dasar ini.

  1. PENGUMPULAN DATA PERIBADI

Data Peribadi adalah sebarang maklumat yang berkaitan secara langsung atau tidak langsung dengan anda. Ini termasuk sebarang maklumat yang boleh digunakan untuk membezakan, mengenal pasti atau menghubungi anda. Bagi mengelakkan sebarang kekeliruan, Dasar ini hanya terpakai kepada individu. Data Peribadi termasuk tetapi tidak terhad kepada perkara berikut:

  • Maklumat peribadi seperti nama, nombor kad pengenalan atau pasport, jantina, bangsa, agama, pendidikan, kewarganegaraan, tarikh lahir atau umur, status perkahwinan, pekerjaan, gambar, butiran akaun bank dan sebagainya;
  • Maklumat hubungan seperti alamat, nombor telefon, nombor telefon bimbit, nombor faks, alamat e-mel dan sebagainya;
  • Maklumat lain yang telah, sedang atau mungkin dikumpul oleh CIB Net Station Sdn. Bhd. atau yang diberikan oleh anda kepada kami dari semasa ke semasa berkaitan dengan sebarang perkhidmatan, transaksi, tinjauan, soal selidik atau komunikasi dengan atau yang disediakan oleh CIB Net Station Sdn. Bhd.; dan
  • Data Peribadi daripada agensi pelaporan kredit, agensi kerajaan, laporan biro kredit dan sebagainya.

 

  1. PENGUMPULAN DAN PEMPROSESAN DATA PERIBADI

CIB Net Station Sdn. Bhd. mengumpul Data Peribadi anda secara langsung atau tidak langsung melalui cara-cara berikut bagi tujuan berikut:

  1. Daripada Pelanggan Sedia Ada dan/atau Bakal Pelanggan

Bagi membolehkan kami menyediakan perkhidmatan kami dengan berkesan dan cekap, CIB Net Station Sdn. Bhd. akan mengumpul dan memproses Data Peribadi, jika perlu, berkaitan dengan penyampaian perkhidmatan kami termasuk tetapi tidak terhad kepada:

  • Memproses permintaan cadangan anda, memahami keperluan anda dan menawarkan perkhidmatan bagi memenuhi keperluan tersebut;
  • Berkomunikasi dengan anda berhubung perkhidmatan kami;
  • Menjawab pertanyaan daripada pelanggan;
  • Tujuan pentadbiran termasuk pengebilan, pembayaran dan kutipan hutang;
  • Tujuan insurans;
  • Memohon visa perjalanan yang berkaitan sekiranya melibatkan perjalanan ke luar negara;
  • Melindungi hak atau harta kami serta hak atau harta pengguna kami dan, jika perlu, mematuhi keperluan undang-undang dan peraturan;
  • Tujuan pengurusan risiko;
  • Siasatan dalaman, audit atau tujuan keselamatan;
  • Menyimpan rekod seperti yang dikehendaki dan dibenarkan oleh undang-undang, piawaian profesional, keselamatan, tuntutan atau tujuan undang-undang lain;
  • Tujuan lain yang dibenarkan oleh undang-undang yang berkenaan atau dengan persetujuan anda; dan 
  • Semua tujuan lain yang berkaitan dan bersampingan dengan mana-mana perkara di atas.

 

  1. Daripada Vendor, Pembekal dan Penyedia Perkhidmatan Sedia Ada dan/atau Berpotensi

Data Peribadi dikumpul dan diproses selanjutnya oleh CIB Net Station Sdn. Bhd. bagi tujuan penilaian, pemilihan, pentadbiran dan pengurusan vendor, pembekal dan penyedia perkhidmatan serta bagi mengendalikan premis kami dengan cara yang selamat dari segi fizikal, terjamin dan mematuhi keperluan kesihatan dan keselamatan.

  1. Daripada Pekerja Sedia Ada dan/atau Bakal Pekerja

Data Peribadi dikumpul dan diproses oleh CIB Net Station Sdn. Bhd. bagi tujuan pengambilan pekerja dan pengemaskinian maklumat pekerja dalam fail peribadi sama ada dikehendaki di bawah Akta Kerja 1955 atau sebaliknya.

  1. Daripada Pihak Ketiga

Data Peribadi juga boleh dikumpul oleh kami daripada pihak ketiga yang berurusan dengan kami atau yang berkaitan dengan pelanggan atau pekerja kami, dan daripada sumber lain di mana mereka telah memberikan persetujuan anda untuk pendedahan Data Peribadi tersebut dan/atau di mana pendedahan tersebut dibenarkan oleh undang-undang.

 

  1. PENDEDAHAN DATA PERIBADI

Sebagai sebahagian daripada perkhidmatan kami kepada pelanggan, kami mungkin perlu mendedahkan Data Peribadi anda kepada pihak ketiga seperti:

  • Pelanggan kami yang melantik kami untuk melaksanakan perkhidmatan kami atau bagi pihak kami (seperti juruaudit, peguam, setiausaha syarikat, perunding, kontraktor, penasihat profesional dan sebagainya) yang melibatkan Data Peribadi anda;
  • Agensi penguatkuasaan undang-undang, badan kawal selia atau agensi kerajaan lain atau pihak ketiga lain bagi mematuhi kewajipan undang-undang atau peraturan atau permintaan daripada pihak berkuasa kerajaan yang berkaitan, pihak berkuasa berkanun, pihak berkuasa tempatan dan peraturan industri (seperti Suruhanjaya Sekuriti, Bursa Malaysia Securities Berhad, Suruhanjaya Syarikat Malaysia dan sebagainya);
  • Syarikat dan/atau organisasi yang membantu kami dalam memproses dan/atau melaksanakan transaksi serta menyediakan perkhidmatan kepada anda atau pelanggan kami;
  • Pihak lain yang mungkin bersama-sama menyediakan perkhidmatan yang diminta bagi tujuan yang berkaitan dengan tujuan kami mengumpul dan menggunakan Data Peribadi, tertakluk pada setiap masa kepada undang-undang yang terpakai; dan 
  • Data Peribadi juga boleh didedahkan kepada pihak lain yang mana anda telah memberikan persetujuan nyata atau tersirat atau sebagaimana yang dikehendaki oleh undang-undang, mahkamah, pengawal selia atau proses perundangan.

Adalah mungkin bagi CIB Net Station Sdn. Bhd. untuk memindahkan Data Peribadi ke luar Malaysia sekiranya pelanggan atau rakan perniagaan kami yang terlibat dalam penyediaan perkhidmatan kami berada di luar Malaysia atau sekiranya anda berada di luar Malaysia dan memerlukan perkhidmatan kami. Kami akan mengambil langkah munasabah bagi memastikan sebarang pemindahan Data Peribadi tersebut dilindungi dengan secukupnya.

 

  1. HAK UNTUK MENGAKSES DAN MEMBETULKAN DATA PERIBADI

Selaras dengan Akta, individu mempunyai hak untuk mengakses dan membetulkan Data Peribadi mereka yang disimpan oleh kami sekiranya mereka berpendapat bahawa Data Peribadi tersebut tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau tidak dikemas kini. Oleh itu, anda boleh mengemukakan permintaan bertulis kepada CIB Net Station Sdn. Bhd. dengan menghubungi Pegawai Pematuhan PDPA kami yang butirannya dinyatakan dalam Seksyen 10 Dasar ini.

Sila kemukakan bukti identiti, alamat dan maklumat lain yang mencukupi bagi membolehkan kami mengenal pasti anda semasa mengemukakan permintaan akses atau pembetulan Data Peribadi. Setelah menerima permintaan bertulis anda, kami boleh mematuhi permintaan tersebut (tertakluk kepada bayaran nominal yang dibenarkan oleh undang-undang) atau menolak permintaan tersebut. Sekiranya permintaan ditolak, kami akan memaklumkan sebab penolakan tersebut atau mengenakan bayaran pemprosesan yang dibenarkan oleh undang-undang bagi menampung kos pentadbiran.

  1. INTEGRITI DATA PERIBADI

CIB Net Station Sdn. Bhd. akan mengambil langkah munasabah untuk memastikan Data Peribadi yang dikumpul, digunakan atau didedahkan adalah tepat, lengkap, tidak mengelirukan dan terkini. Kami menggalakkan anda untuk memaklumkan kepada kami sekiranya terdapat sebarang perubahan pada Data Peribadi yang telah anda berikan..

  1. CIB Net Station Sdn. Bhd. juga akan mengambil langkah munasabah untuk melindungi Data Peribadi daripada kehilangan, penyalahgunaan, pengubahsuaian, akses atau pendedahan tanpa kebenaran, perubahan atau pemusnahan.
  1. PENYIMPANAN DATA PERIBADI

Data Peribadi yang dikumpul hanya akan disimpan selama tempoh yang diperlukan bagi tujuan pengumpulan tersebut atau sebagaimana yang dikehendaki oleh undang-undang.

  1. BAHASA

Sekiranya terdapat sebarang percanggahan antara versi Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris Dasar ini, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.

  1. HUBUNGI

Butiran Pegawai Pematuhan PDPA kami adalah seperti berikut:

(a)

E-mel

: pdpa@cib.com.my

(b)

Alamat

 

 

: C-06-01,02,03 & 3A,

  Level 6 Block C, Sky Park,

  Jalan USJ 25/1, One City,

  47650 Subang Jaya, Selangor

(c)

Telefon

: 03-5022 3018
  1. PINDAAN DASAR

Kami boleh mengubah atau meminda Dasar ini dari semasa ke semasa mengikut budi bicara kami. Versi terkini akan terpakai dan menggantikan semua versi terdahulu. Kami akan mengemas kini versi terkini di laman web kami dari semasa ke semasa.

Laman web kami (www.cibmall.net) mungkin mengandungi pautan ke laman web pihak ketiga. Dasar ini hanya terpakai kepada laman web Cibmall dan tidak terpakai kepada laman web pihak ketiga. CIB Net Station Sdn. Bhd. tidak bertanggungjawab terhadap amalan privasi laman web pihak ketiga tersebut. Kami mengesyorkan agar anda membaca Dasar Perlindungan Data Peribadi masing-masing.